Para evitar la sobrecarga de correo: cómo administrar tu email

Hace unas semanas Merlin Mann de 43 folders publicó una serie especial en su blog titulada Inbox Zero, con diversos tips para optimizar la administración del email.
Aunque soy fan de su sitio y de sus excelentes recomendaciones, puedo decir con agrado que prácticamente no le puse atención a esta serie porque tengo la dicha de tener el Inbox de mi programa de correo prácticamente vacío la mayor parte del tiempo.
He encontrado una manera óptima para procesarlo a pesar de que diariamente recibo decenas de mensajes de mi negocio que reguieren algún tipo de acción inmediata. Es raro que se me lleguen a acumular más de 5 mensajes sin responder.
De hecho siento una especie de ansiedad cuando veo a alguien que tiene más de 100 correos en su Inbox sólo de pensar qué fácil sería para esta persona tener una bandeja de entrada vacía y óptima. No siempre me animo a darle consejos o tips al respecto para no parecer entrometido, pero hoy no pude resistir el impulso de escribir estos tips, que espero te sean útiles.
La clave para administrar el correo está en el sistema de Getting Things Done (GTD), aunque no es necesario seguir al pie de la letra el sistema de GTD para administrar el correo en forma óptima.
Esencialmente, hay que procesar los correos (tomar la acción correspondiente) y borrarlos o archivarlos. Hay que tomar en cuenta que la inmensa mayoría de los correos caen en alguna de las siguientes categorías:
1. Correos que requieren alguna acción que puede tomar menos de dos minutos. Algunos ejemplos pueden ser aquellos correos que requieren ser re-enviados a la persona adecuada, que pueden ser respondidos en una sola línea, o que requieren el simple envío de un archivo adjunto como respuesta.
2. Correos que requieren alguna acción que puede tomar más de 2 minutos.
3. Correos que no requieren alguna acción pero que pueden ser necesarios en el futuro como referencia.
4. Correos que no requieren ninguna acción y que pueden ser borrados.

¿Qué folders son necesarios?

Hay que crear un sistema de folders en tu programa de email donde almacenar estos mensajes. Te sugiero que no crees demasiadas categorías a menos que lo ameriten. Tu sistema de folders para tus correos debe ser obvio e intuitivo para que sea fácil archivar o buscar algún mensaje. Por ejemplo yo tengo mis folders archivados en las siguientes categorías principales:

@ Acción
@ Espera
@ Tal vez
Clientes
Prospectos
Proveedores
Cybercuates
Internos
Proveedores

Utilizo también varios folders que son necesarios en mi caso. Por ejemplo tengo un folder llamado [Dominios] dedicado exclusivamente a asuntos de nombres de dominio, ya que recibo cientos de mensajes que tienen que ver con este tema y que debo conservar por ser parte importante de mi negocio.
Tengo otros folders debido a que soy obsesivo y almaceno prácticamente todo el correo que me llega, incluso algunas piezas selectas de spam que me ayudan a combatirlo y a entender esta degradación del ser humano que es el spam.
También almaceno los correos que me envían amigos y familiares. Tengo cualquier correo que algún amigo me haya enviado desde 1995. Lo único que no archivo son mensajes de listas de discusión y algunos newsletters de temas de entretenimiento.
Es fundamental tener suficientes folders, y que sean lo suficientmente excluyentes entre sí, pero tampoco hay que tener demasiados. Por ejemplo, yo no recomiendo tener un folder por cliente o por proyecto, pues se vuelve complicado archivar los mensajes.
Como lo indico en la lista anterior, lo mejor para mí es tener un solo folder de [Clientes], otro de [Proveedores], uno más para mensajes [Internos], y otro de [Cybercuates] donde almaceno correo tanto de amigos como de familiares. Con un sistema simple como este se vuelve fácil el proceso de archivar y buscar mensajes.
Desde luego, si hay algun proyecto de corto plazo en donde sea posible que recibas cientos o miles de correos, entonces para este hay que crear un folder.
Dentro de los folders que no son prioritarios pero que archivo como referencia, tengo un folder con ideas de [Marketing], otro con [Spam], otro con [Tips Técnicos] y uno con [Newsletters].
Finalmente, aprovecha para filtrar los correos que no sean tan importantes y que puedan ser filtrados automáticamente con las llamadas Reglas de Mensaje o Filtros. Un ejemplo de esto son las llstas de discusión o mensajes de avisos que pueden no ser tan importantes.

¿Cómo procesar los mensajes cuando van llegando?

Para empezar, nunca hay que revisar el correo al principio del día porque eso puede distraerte de otras tareas más importantes. Puede sonar contradictorio, pero no lo es. Primero haz alguna otra tarea pendiente, o bien planea tu día. Si sigues el sistema de Getting Things Done, refiérete al capítulo en donde da lineamientos para realizar acciones de acuerdo con contextos y prioridades.
Aunque no sigas el sistema de GTD, utiliza tres folders: uno para [@ Espera,] otro para [@ Acción] y otro para [@ Tal vez]. En el Inbox solamente deja los correos que no hayas leido.
Conforme los leas, sé implacable:

• Bórralos si no hay alguna acción que tengan asignada.
• Respóndelos si puedes hacerlo en menos de dos minutos. muchas veces bastará con que digas si o no a una propuesta
• Archívalos si sólo son referencia o si ya los respondiste (un correo de algún cliente, algún newsletter, un email de un amigo).
• Si no los puedes contestar en menos de dos minutos, mándalos al folder de [@ Acción]
• Si requieren de un tercero para tomar acción, ponlos en el folder @Espera.
• Si no sabes qué hacer con el mensaje (tal vez es alguna conferencia a la que piensas asistir, o algo no muy urgente, o un sitio que te invitan a visitar, ponlos en el folder de @ Tal vez.

Puede parecer engañoso que los mandes al folder de [@ Acción] en vez de dejarlos en el Inbox, pero la clave es revisar este folder con frecuencia y, obviamente, ejecutar la acción correspondiente. Además, en [@ Acción] solamente debes mover los mensajes cuya acción sea evidente y clara pero que no puedas realizar en ese momento.
Procura mantener la lista de mensajes de [@ Acción] en menos de 15. Esto es, haz lo que tengas que hacer para tomar la acción que sea necesaria, y archívalos, bórralos o ponlos en espera, como corresponda.
Lo más difícil de este proceso es el comienzo. Sin duda, si tienes 500 mensajes en tu Inbox te tomará algo de tiempo procesarlos. Pero dedícale un par de horas y verás que no será difícil en poco tiempo tu Inbox esté vacío y créeme que hay pocas sensaciones tan satisfactorias como ver tu bandeja de entrada vacía y limpia en forma consistente.
Nota que en el folder de [@ Acción] va a haber varios mensajes a cuyas acciones asociadas tal vez te resistas. La razón por la que te resistes puede ser variada pero si la analizas de cerca, te puede dar información valiosa acerca de muchos aspectos de tu vida que puedes mejorar. Aquí te voy a dar un tip adicional: cada vez que hagas alguno de estos mensajes que te produzcan resistencia date un pequeño premio: sal a dar un paseo, tómate un café, lee algún blog interesante.
Te aseguro que tendrás mucho menos stress y más tiempo para asuntos más productivos y creativos con tu Inbox vacío.