Getting Things Done, un resumen del mejor sistema de productividad personal

Hace poco me di cuenta que ya llevo 5 años utilizando este sistema de Productividad Personal ideado por David Allen, Getting Things Done o GTD.. Este es un breve resumen del sistema.

¿Es posible administrar el tiempo?

Hay algo muy equivocado en la frase «administrar el tiempo». Equivale a decir que quiero administrar el aire, o administrar las nubes y los océanos. O administrar la gravedad o la carga eléctrica que existe en el aire.
El tiempo no se puede administrar (empezando porque no existe, si nos ponemos filosóficos). Lo único que puede administrarse son las acciones que realizamos en el transurso del tiempo.
Cuando empecé a implementar Getting Things Done, sentí por primera vez que tenía toda mi vida bajo control, y la sensación es realmente adictiva. Por eso nunca lo he dejado, si bien he tenido algunas recaídas.

El proceso de Getting Things Done, lo más concreto posible

Primero, hay que recopilar todo lo que se nos va apareciendo en nuestra vida. Lo normal es una pequeña bandeja en nuestra mesa de trabajo. En la computadora, se usa desde luego la bandeja de entrada del correo y para archivos o ficheros diversos, una carpeta. La clave es utilizar un solo lugar para recopilar esta información.
En segundo lugar hay que procesar esta información y objetos que van entrando a nuestra vida. El procesar estos objetos va de la mano con Organizarlos.
Se procesan y organizan, uno por uno. Primero hay que preguntarnos si es accionable.
De ser así, y podemos concluirlo en menos de 2 minutos, lo hacemos. Si toma más de dos minutos, lo posponemos y anotamos la acción siguiente en una lista por contexto.
Si no es accionable, podemos archivarlo, delegarlo o tirarlo a la basura.
Tómese en cuenta que esto mismo se aplica para cualquier cosa que caiga en nuestra vida, sea digital o papel, o cualquier otro objeto.
Finalmente, se revisa periódicamente este sistema, para tener una lista completa de Acciones.
Esto difiere de una típica lista de prioridades, como se puede ver. En una lista de prioridades, puede estar los siguientes «tareas»: Preparar discurso. Llevar el auto al taller.
Pero eso no es una acción. Esto, de acuerdo con el sistema GTD, es un proyecto.
En GTD se define un proyecto cuando queremos obtener un resultado pero requiere más de una acción. Para llevar el carro al taller, primero necesitamos hacer la cita. para hacer la cita necesitamos el teléfono, y tal vez el teléfono lo tenga nuestro compadre. Entonces, ¿cuál es la siguiente acción en este proyecto? La acción será entonces llamar a nuestro compadre para pedirle el teléfono del taller.
Proyectos, ¿cuántos proyectos se tienen? De esta forma nos podemos dar cuenta que tenemos decenas de proyectos.
La definición de David Allen de un proyecto es cualquier cosa que requiera dos o mas acciones.
• Recolectar
• Procesar
• Organizar
• Hacer
• Revisar periódicamente
Crear una simple lista de sus proyectos, sin que esté separada del resto de sus actividades personales.

Contextos

Escribir Acciones Siguientes en una lista, organizada por contexto.
La lista sólo tendrá acciones específicas, lo más granulares posibles.
@Casa
@Oficina
@De compras
@Llamadas
@Computadora
Las actividades se realizan tomando en cuenta el Tiempo disponible, Energía, y prioridad.
Si alguna vez has dudado que haya un sistema para estar organizados, créeme que este existe y se trata de este sistema, GTD. Está diseñado para la forma en que trabajamos los seres humanos. Te garantizo que tendrás tu vida bajo control, de una forma accesible, simple, manejable.
Referencias
Sitio Web de David Allen:
Compra Getting Things Done en Amazon.com
Traducción al español de Zen to Done de Leo Babauta, una versión simplificada de GTD. Disponible como libro o gratis como descarga
Blogs en Español
Think Wasabi, el blog de Berto Pena quien recientemente publicó el libro Gestiona mejor tu vida. Puedes descargar los mejores artículos de su blog en este PDF.
El Canasto, blog de productividad personal de Jeroen Sangers.