El mundo de la mercadotecnia suele conllevar un sinfín de actividades de las que hay que estar siempre al pendiente, pues un pequeño descuido puede ser insignificante o acarrear graves consecuencias. Con toda seguridad, uno no quiere perder un cliente al que se prometió un cotización que nunca se hizo o perder conversiones por no dar seguimiento a aquella prueba A/B que se lanzó hace dos meses. Pero, ¿hay alguna manera de lograr hacer TODO sin perder la cabeza?
Hay un sistema llamado Getting Things Done, desarrollado por David Allen, que usamos en Área para lograr una gran organización y un seguimiento más integral y representa una excelente solución precisamente para lograr llevar a cabo TODO. Este sistema se basa en la idea de que cualquier cosa que requiera dos acciones o más equivale en realidad a un proyecto. El proceso es en realidad fácil de seguir, y de hacerlo de la manera correcta, se puede sistematizar en poco tiempo.
A grandes rasgos, GTD se basa en recolectar todo lo que se tenga en la cabeza, en papel y en la computadora que tenga que ser hecho y ponerlo en una bandeja de entrada física y digital. Después se procesa todo de la siguiente manera: ¿es accionable? Si la respuesta es no entonces se archiva, se tira a la basura o se deja como un idea a largo plazo. Si sí, se hace si es una acción de menos de dos minutos, se delega si no somos las personas indicadas o se aplaza.
Entre la organización donde van a parar las cosas de la bandeja de entrada seguro habrá una lista de proyectos, una lista de cosas que se han delegado, un calendario con acciones específicas. Éstas deben revisarse tan a menudo como sea necesario para proceder a hacer. Hay dos manera de hacer. La primera es eligiendo el proyecto con base en el contexto donde se está, el tiempo disponible, la energía que se tiene y la prioridad. (Sí, en ese orden). La segunda son dos opciones que se tienen en todo momento: comenzar con trabajo predefinido, lo cual requiere mucha disciplina y conforme se vaya presentando, para trabajos urgentes.
En Área, hemos escrito sobre este tema en varias ocasiones y como sabemos que la información que te dimos arriba fue muy general, a continuación te compartimos las ligas de estos artículos acompañados de un resumen, para que sepas de que tratan. Esperamos que los encuentres de gran utilidad para lograr llevar a cabo todos tus proyectos.
En este artículo podrás encontrar un resumen de este sistema desde mi perspectiva.
http://www.areaestrategica.com/productividad/un-resumen-de-getting-things-done.php
Esta liga contiene excelentes consejos para evitar que el correo electrónico se convierta en el centro de nuestro trabajo sino en la gran herramienta de productividad que debería de ser. Después de todo, nadie nos paga por leer, responder y organizar correos. Nuestro trabajo es crear, construir, diseñar, escribir, producir, vender.
http://www.areaestrategica.com/productividad/para-evitar-la-sobrecarga-de-correo-como-administrar-tu-email.php
En la siguiente liga podrás encontrar un excelente recurso visual que explica con mucha claridad los pasos a seguir en este sistema. Puedes ponerlo en tu oficina para efectos prácticos y de motivación.
http://www.areaestrategica.com/productividad/acordeon-o-chuleta-de-gtd.php
Finalmente, te comparto los logros que tuve tras los primeros años de implementar este sistema. Espero que te sirva como fuente de inspiración.
http://www.areaestrategica.com/productividad/5-anos-usando-getting-things-done.php
