De acuerdo con un artículo en Harvard Business Review, How to write emails with military precision, en el ejército norteamericano los correos electrónicos son tratados con la máxima seriedad y, sobre todo, son escritos en forma concisa y accionable. Esa práctica se puede extender a un entorno profesional y a otros medios como mensajes de texto.
Es común recibir entre 30 a 50 correos electrónicos por día y con frecuencia pueden ser más de 100 o hasta más de 200. Esto hace que los profesionales tengan que invertir más tiempo en tratar de mantenerse al día con el email que en realizar actividades importantes de su trabajo (recordemos que responder correos no es trabajar, a no ser que esa sea la actividad primordial, como en un puesto de asistencia técnica).
Otro problema es que los correos son almacenados sin procesar para ser utilizados como recordatorio, lo cual es una pésima práctica que sólo hace más lento el trabajo y que convierte en realidad la mítica sobrecarga de información.
Para ello, el artículo de HBR da dos recomendaciones principales.
1. Utilizar palabras clave en el asunto del mensaje.
- ACTION (ACCIÓN) – Indicando al destinatario que es necesario tomar alguna acción.
- SIGN (FIRMA) – Requiere la firma del destinatario.
- INFO – Se trata de un correo informativo y no es necesaria alguna respuesta o acción.
- DECISION – Requiere que el destinatario tome una decisión.
- REQUEST (SOLICITUD) – Se busca algún tipo de permiso o aprobación por parte del destinatario.
- COORD – Se requiere algún tipo de coordinación o acción conjunta con el destinatario.
2. Escribir lo más importante la principio.
Se utiliza el acrónimo llamado BLUF (Bottom-line Up Front). Es similar al principio de pirámide inversa utilizado en el periodismo para describir la sustancia de la nota en los primeros párrafos. En este caso se escribe una breve síntesis de lo más importante que cubre el mensaje.
Hemos visto que lo más conveniente es tratar un sólo tema en cada correo porque se logra mayor claridad al escribirlo, además de que al destinatario le resulta más simple cumplir con el objetivo del mensaje.
Para complementar este práctico sistema para preparar tus correos, llamadas y mensajes de texto, te recomiendo también recordar la regla Know-Feel-Do: Qué es lo que quieres que sepa el destinatario, cómo quieres que se sienta y qué quiere que haga como consecuencia de tu comunicación.
¿Qué sugerencias o tips tienes tú para escribir correos más efectivos?
