Cómo planear eventos presenciales que funcionen

Las restricciones de la pandemia de Covid-19 quedaron atrás así que será buen momento para reactivar los eventos presenciales.

En esta época hiper-digital, un evento presencial puede ser muy apreciado si se organiza en forma adecuada y se tiene claridad en los resultados que se esperan.

En Área hemos organizado muchos eventos, desde cursos, Café de Altura en WTC, la Primera Conferencia de Blogs además de numerosas reuniones de networking, así que entendemos lo complejo que puede ser convocar y dar satisfacción a los asistentes, patrocinadores y otros involucrados de un evento.

El modelo o framework más simple que conozco para planeación de eventos es Event Model Generation, que utiliza un canvas muy práctico.

• Es un modelo para visualizar la planeación y organización de eventos 
• Ideado para eventos presenciales, pero aplicable a eventos online.
• Los autores son Roel Frissen, Ruud Janssen y Dennis Luijer (https://edco.global)
• El modelo de Event Model Generation da una estructura lógica a la planeacion de eventos desde la perspectiva de cada grupo involucrado o interesado (stakeholders): organizadores, proveedores, asistentes.
• Permite visualizar el proceso de Diseño de eventos en una sola hoja, conocida como el Event Model Canvas, desplegado a continuación:

A diferencia del canvas de Business Model Generation, Event Model Generation incluye una visualización de las conductas de las personas involucradas en el evento (organizadores, asistentes o proveedores). Está  diseñado para eventos presenciales pero es perfectamente aplicable a eventos virtuales. 

• Ayuda a que los actores involucrados y los equipos de trabajo estén mejor coordinados.
• Permite visualizar en una sola hoja todo el evento. 
• Queda muy clara la estructura de costos del evento.
• Quedan claros los compromisos de los interesados.En qué consiste el canvas

Event Model Generation está compuesto de 3 bloques, Cambio, Marco y Diseño.

1. Cambio

Representa qué es lo que cambia para asistentes, organizadores y proveedores antes y después del evento.

• Entering Behaviour (Conducta Entrante)
• Pains (Dolores)
• Expectations (Expectativas)
• Exiting Behaviour (Comportamiento de Salida)
• Gains (Ganancias)
• Satisfaction (Satisfacción)

Los asistentes llegan al evento con ciertos problemas, conductas iniciales y expectativas y salen con ganancias, conductas de salida y niveles de satisfacción.

Los bloques de la sección Marco son los puntos en los que se basa el diseño y preparación del evento

• Commitment (Compromiso)
• Return (Retorno)
• Costs (Costos)
• Revenues (Ingresos)
• Jobs to be done (Trabajos por Hacer)
• Promesa (Promesa)

Representan el evento actual y cómo sentirá el evento el asistente, tanto a nivel de experiencia como de instrucción.

• Experience Journey (Viaje de Experiencia)
• Instructional Design (Diseño Instructivo)

Cómo trabajar con Event Model Generation

Se debe crear un canvas para cada grupo de interesados o involucrados (organizadores, proveedores y participantes). El enfoque es en el individuo, no en la logística y ejecución, por ello utiliza el modelo de Empathy Map (descrito en el libro Gamestorming de David Gray) para mapear a las personas.

Estas son algunas preguntas que se responden para cada campo.

1. Cambio

Lo que cambia para los interesados o involucrados: organizadores, asistentes, socios antes y después del evento

Comportamiento de Entrada

Antes del evento imagina las características de cada involucrado y asistente:
1. ¿Cómo describiría su comportamiento actual?
2. ¿Cuáles son sus habilidades actuales, su nivel de conocimientos
actitud, contactos…?
3. ¿Qué dice y hace?
4. ¿Cuál es su comportamiento con los demás? ¿Cuál es su actitud en público?
5. ¿Cómo describirías su aspecto?

Dolores

1. ¿Cuáles son sus miedos, frustraciones y obstáculos?
2. ¿Qué le hace sentir mal?
3. ¿Qué le preocupa realmente?
4. ¿Qué les mantiene despiertos por la noche?

Expectativas

1. ¿Cuáles son sus expectativas, basadas en experiencias anteriores? ¿Eventos anteriores a los que ha asistido? ¿Experiencias anteriores de este evento?
2. ¿Qué dicen los demás sobre este evento?
3. ¿Qué se dice en las redes sociales sobre el evento?
4. ¿Qué aprende de los mensajes de marketing que recibe del evento? 

Comportamiento de salida

1. Como resultado de este evento, ¿qué nueva habilidad, conocimiento, actitud o conexión ha adquirido?
2. ¿Cuál es su actitud en público?
3. ¿Cómo describirías su aspecto?
4. ¿Qué dice y hace de forma diferente?

Ganancias

1. ¿Qué quiere, necesita o sueña este Interesado?
2. ¿Qué quiere tener desesperadamente?
3. ¿Qué beneficios busca?

Satisfacción

1. ¿Cuál es la interpretación subjetiva de la experiencia que ha ofrecido el evento?
2. ¿Qué les dice a sus amigos, familiares y colegas sobre el acontecimiento?
3. ¿Cómo calificaría esta experiencia?
4. ¿Qué comunicará el interesado en las redes sociales después del evento?
5. ¿Cómo valora la experiencia en comparación con otras con otras experiencias?
6. ¿Cómo influye la experiencia en la toma de decisiones sobre futuras experiencias?

2. Marco

Es lo que pasa durante el evento mismo.

Compromiso

1. ¿Cuál es la inversión no monetaria que realiza el Interesado, ya sea tangible o intangible?
2. ¿Qué sacrificio se espera que haga para asistir a este evento (tiempo, compromiso, costo de oportunidad)?
3. ¿Qué decide no hacer o no asistir a este acto?

Retorno

1. ¿Con qué se queda después del evento?
2. ¿Qué espera a cambio de asistir a este acto?

Costos

1. ¿Qué materiales y servicios se pueden intercambiar durante el evento?
2. ¿Qué se necesita para que alguien llegue hasta aquí?
3. ¿Qué se necesita para que alguien traiga aquí su historia, sus productos, su mensaje, sus empleados o sus servicios?

Ingresos

1. ¿Realiza este evento algún ingreso para esta parte interesada?
2. ¿Cuáles son las fuentes de ingresos financieros del evento para la parte interesada en cuestión?

Trabajos por Hacer

1. ¿Qué intenta hacer esta parte interesada?
2. ¿Qué tarea está tratando de realizar?
3. ¿Qué problemas intentan resolver?
4. ¿Qué necesidades intenta satisfacer?
5. ¿Qué hay en su lista de tareas?

Promesa

1. ¿Cómo crea este evento valor para esta parte interesada?
2. ¿Por qué debería contribuir esta parte interesada?
3. ¿Cómo consigue el evento hacer su trabajo?
4. ¿Esta promesa alivia los dolores y crea ganancias?

3. Diseño

Viaje de Experiencia

1. ¿Qué momentos de interacción experimenta antes, durante y después del evento?
2. ¿Cómo configura esta experiencia el cambio de comportamiento previsto?
3. ¿Dónde se puede ofrecer una experiencia superior a la esperada?
4. ¿Cuáles son los momentos decisivos para cualquier parte interesada?

Diseño instructivo

1. ¿Qué información necesita aprender la parte interesada?
2. ¿Cuál es la mejor manera de aprender?
3. ¿Cuál es la mejor manera de aprender esa información?
4. ¿Qué habilidades y conocimientos deben aprenderse?
5. ¿A quién debe conocer la parte interesada?
6. ¿Qué actitud hay que cambiar?
7. ¿Cómo se refleja eso en el horario y el programa?