La repentino pero prevista contingencia por la pandemia del Covid-19 ha obligado a los ejecutivos, profesionales y emprendedores en todo tipo de organizaciones a adaptarse rápidamente a un nuevo entorno, donde pueden surgir problemáticas que requieren habilidades, fortalezas y conocimientos esenciales.
Todas las industrias y servicios están siendo afectados, con efectos más que notables en turismo, transporte de bienes y personas, manufactura, comercio y otras
La normalidad volátil o la nueva normalidad
En México y en todo el mundo los efectos ya son muy notables, El gobierno empieza a hablar de la Fase 3 de la contingencia, donde veremos un crecimiento acelerado en el número de contagios y por tanto, resulta más que obvio que los efectos que tendrá en la economía y los negocios serán cuantiosos.
La pandemia global del COVID-19 produce una serie de retos para los trabajadores de conocimiento, que entre otras muchas medidas deben movilizar a una gran parte de sus equipos a trabajar desde casa. Esta situación de emergencia sanitaria, de acuerdo con el vocero del gobierno, perdurará por lo menos 2 meses y posteriormente el regreso a la normalidad puede tomar varios meses más.
Nadie conoce con certeza cuál será el panorama posterior a la pandemia y hay quienes predicen que muy difícilmente volverá a existir la normalidad actual, por lo que llaman a esta la “nueva normalidad” o new normal.
Lo más probable, sin emgargo, es pensar que existirá una especie de “normalidad volátil“, que irá cambiando día con día
Las organizaciones que requieran productividad y presencia del personal, como restaurantes, centros de entretenimiento, manufacturas y comercializadoras serán perjudicadas por otro tipo de dinámicas, pero en este documento estaremos centrados en los llamados trabajadores del conocimiento o knowledge workers.
¿Qué situaciones se presentan hacia fines de marzo de 2020?
Información tendenciosa y sesgos cognitivos.
Un problema grave es la dispersión de Información no veraz, presentada fuera de contexto, politizada, o excesivamente emocional, magnificada por nuestros propios sesgos cognitivos.
Como sabemos, los sesgos cognitivos nos hacen percibir la realidad objetiva en forma distorsionada y nos llevan a tomar decisiones irracionales. En el caso de la información generada por la pandemia de Covid-19 las personas tienden a dar por ciertas afirmaciones que coinciden con su punto de vista ideológico, religioso o cultural y le dan validez a información sólo porque está publicado en un medio de alcance nacional, sin tomar en cuenta que la información puede estar siendo alterada o presentada fuera de contexto.
Desconocimiento de normas de higiene y salud elementales.
Una gran parte de la población, en todos los niveles socioeconómicos tiene hábitos poco saludables en cuanto a alimentación, ingesta de líquidos, suplementación alimenticia, rutinas adecuadas de ejercicio, (incluyendo fisioterapia o ejercicios de estiramiento y fuerza para mejorar movilidad en regiones musculares poco activas).
Pensamiento crítico poco desarrollado
Es necesario un pensamiento estructurado y lógico para priorizar, prevenir, planear y tomar las acciones más adecuadas y también para discernir la información veraz de la tendenciosa, emocional, politizada o sesgada.
El pensamiento crítico desafortunadamente no es una de las habilidades que más fácilmente puedan adquirirse, y los sistemas educativos tradicionales rara vez lo fomentan, por ello la recomendación es que, por lo menos, estemos conscientes de que todos tenemos sesgos cognitivos y que toda la información que recibimos es parcial y subjetiva. No existe la información objetiva, porque no somos objetos, sino sujetos.
El pensamiento crítico nos permite evitar tomar como cierta toda la información que recibimos, para saber cuestonar en forma saludable y para evitar diseminar información falsa o con verdades parciales y limitadas. Una parte de la información parcial o sesgada sólo beneficia a grupos de interés político (del bando que sean) y a grupos de poder religioso, económico y social. Entendamos que lo que beneficia a estos grupos de poder rara vez nos beneficiará a nosotros.
Desconocimiento de tecnologías y procesos de trabajo remoto
Esto en particular es un conocimiento poco común en México, aunque la información que aparece en medios y en redes sociales sugiera lo contrario. Esta apariencia es justamente un sesgo cognitivo. La inmensa mayoría de la población y de los trabajadores de conocimiento no solo desconoce las tecnologías, sino que también desconoce procesos óptimas para aprovechar estas tecnologías remotas. El panorama se complica aún más por una mala cultura gerencial o de management y por los malos hábitos gerenciales que suelen existir en las organizaciones.
Para dar unos cuantos ejemplos muy comunes, en la normalidad previa al Covid-19 la mayor parte de los trabajadores de conocimiento desconocen cómo enviar correos claros y persuasivos, no saben administrar su sobrecarga de información, en general no saben organizar en forma efectiva su trabajo, no adecuan sus textos a las necesidades y preferencias de comunicación de sus destinatarios, no saben llevar a cabo juntas de trabajo efectivas, muchos gerentes no saben asignar o delegar tareas o dar retroalimentación a sus directos.
Imaginemos la consecuencia que puede traer a la productividad esta mala organización llevada a un ambiente de “home office“ o con menores recursos humanos.
Acceso de sistemas privados en forma segura y remota.
Por seguridad, muchos sistemas requieren que el acceso se realice en IPs autorizadas, generalmente utilizadas dentro de las instalaciones de la organización. Esto representará un reto para los administradores de sistemas, que deberán garantizar acceso desde ubicaciones remotas.
Entender el Análisis de Peor Caso.
El análisis de peor caso se lleva a cabo en procesos de ingeniería para poder prever y atenuar las consecuencias de una inevitable falla en un sistema. Un análisis de peor caso en la pandemia de Covid-19 no implica que tengamos que ser catastrofistas, sino que nos permite identificar las consecuencias que tendrá nuestra economía, finanzas y producción. Por ejemplo, sin duda habrán, reducciones de presupuesto y recortes de personal al disminuir las ventas en muchos sectores.
Habilidades que deberán desarrollar y fomentar gerentes, directores y empresarios
Comunicación con clientes y equipos de trabajo en forma remota.
La única forma de generar confianza es mediante comunicación. Si no se ha trabajado durante estos años previos al COVID-19 en construir confianza y comunicación, será imprescindible iniciar una estrategia adecuada de comunicación, que necesariamente tendría que ser más frecuente. Reuniones uno a uno con el equipo directo, por lo menos semanalmente. Recomendamos el formato recomendado por Manager-Tools.com para juntas one-on-one.
Supervisión de trabajo remoto: feedback, coaching, delegación de actividades.
Si no existe la confianza, es porque no existe comunicación, y si no existe comunicación ni confianza, difícilmente podremos supervisar el trabajo remoto, dar instrucciones, conocer los siguientes pasos en un proyecto, delegar o asignar tareas.
Cómo reclutar en forma remota.
Las preguntas que debemos saber responder son ¿cómo hacer el mejor uso de la tecnología para selección de nuevos colaboradores? ¿Cómo realizar entrevistas en forma remota?
Lo ideal es realizar entrevistas con preguntas conductuales. Estas entrevistas pueden usarse también para selección de proveedores. Un ejemplo de pregunta conductual es: “Cuéntame alguna vez que has modificado una presentación para adaptarla a audiencias diferentes”. Quienes lo hayan hecho de verdad, te darán ejemplos detallados y extensos. Será muy fácil detectar a quienes lo hayan hecho muy poco o nada.
Un artículo a profundidad puedes encontrarlo aquí: [[Cómo reclutar equipos de marketing brillantes]].
Cómo elegir proveedores en forma remota.
Los factores de confianza y riesgo deberán tomarse en cuenta más que nunca. La comunicación, de nuevo, es el punto donde más nos es posible fallar a todos ya sea como proveedores, como clientes, como managers o como colaboradores / empleados.
Cómo optimizar los recursos con que ya se cuentan
¿Qué hacer con tus sistemas, tecnología, personal, habiidades, activos digitales, sitio web, perfiles sociales? La clave es optimizar, pero para optimizar debes conocer con claridad lo que tienes, saber si está funcionando, si no está funcionando, en cuáles son los eslabones débiles. Es decir, lo que se requiere es un levantamiento, auditoría o inspección de campo. Para el caso de recursos digitales, tienes la ventaja de que pueden revisarse en forma remota. Será crítico auditar los recursos imprescindibles para operar en el caso de un inminente cierre de actividades no esenciales.
Flujo y capital de sobrevivencia
Será fundamental conocer tus flujos de efectivo y el efectivo disponible para operar en situaciones de crisis.
Procesos de Innovación
Lo ideal para este caso será primero contar con la auditoría o inspección de e campo de los recursos que necesitas para una adecuada operación. El principio de Drucker es válido aquí: sólo la innovación y el marketing producen resultados. El resto son costos.
Por innovación no nos referimos con conocer la terminología de blockchain y bitcoin aderezándola con conocimientos de growth hacking y usando palabras como pivoteo al referirte a metodologías lean.
La innovación verdadera genera muy altos retornos de inversión a tu base de operación y los mejores que puedo recomendarte para ello son el método Fire de Phil McKinney, The Art of the Start de Guy Kawasaki, Jump Start your Business Brain de Doug Hall. Doug Hall, por cierto, ha abierto gratis un módulo de innovación de su sistema Jump Start your Business Brain.
Indicadores
Siempre hay indicadores que son clave en una empresa. Ventas y margen de ganancia son claves. Pero cada negocio tiene sus propios indicadores. Por ejemplo Norm Brodsky en Street Smarts narra cómo un indicador de su baja en ventas en un almacén automatizado de archivo muerto era el número de cajas nuevas que eran almacenadas en sus sistemas. Brodsky no podía explicar la razón de ser de este indicador, pero lo vigilaba continuamente y cuando disminuía ese indicador, tomaba acciones de inmediato pues la correlación era clara.
Cuáles son las consecuencias legales que deben conocerse (la empresa).
Algunos despachos, como nuestro cliente Landero Asociados han liberado una serie de PDFs que detallan cuáles son las responsabilidades de las empresas en medio de una emergencia sanitaria. Como bien indica Ricardo Landero en su post, toda la información está en la Ley Federal del Trabajo, pero más vale que te aconsejes por un buen abogado para estos temas.
Para equipos de Marketing y Ventas
El principal propósito de una empresa es generar un cliente, por lo tanto las ventas es la actividad más estratégica de una empresa.
Cómo crear nuevos productos y servicios
La innovación, como hemos visto, es clave en un evento disruptivo como la pandemia de Covid-19.. Podemos hablar de tres tipos de innovación: innovaciones increméntales (centradas en mejorar productos o servicios existentes), innovaciones de producto (centradas en crear productos y servicios nuevos), innovaciones de modelo de negocio (las más rentables y difíciles de replicar),
Como es obvio, las innovaciones de producto y las innovaciones de modelo de negocio son las más rentables, y no sólo son difíciles de replicar sino que también son más difíciles de implementar. En círculos de innovación pura suelen despreciarse las innovaciones increméntales, pero tomemos en cuenta que pueden ser las únicas que podamos implementar en un entorno de crisis y recesión. El modelo JTBD (Jobs to be Done) es el mejor que conocemos para innovaciones increméntales.
Existen muchas posibles métodos para realizar innovaciones, nuestros métodos favoritos son usar simples asociaciones de ideas, utilizar un proceso controlado de mind-mapping como describe Doug Hall en Jump Start Your Business Brain, y el método FIRE de Phil McKinney.
Cómo vender en línea.
Este es sin duda el momento que inclinará la balanza con mayor fuerza hacia el ecommerce, sobre todo en la venta de artículos esenciales.
Durante muchas semanas la gente no estará realizando street shopping, los equipos de ventas tendrán dificultad para movilizarse hacia las empresas de los clientes, a la vez que muchos productos tendrán que adquirirse en línea. Este será un momento donde finalmente la compra en línea se establezca con firmeza en países como México.
Framework básico para E-Commerce:
- Cuidar tus márgenes. Debido a que lo más eficiente en e-commerce es tercerizar, habrá muchos gastos invisibles.
- Plataforma Adecuada. La clave será elegir una plataforma adecuada de venta, que puede ser tercerizada en los llamados marketplaces (Mercado Libre, Amazon, Facebook, Kichink, Ebay) o tener tu propia tienda virtual que también puede ser tercerizada (Shopify, Weebly, Wix) o instalar tu propia tienda instalada en tu sitio (WooCommerce para WordPress, PrestaShop, Magento, CubeCart).
- Sistema de cobranza y envíos. Cada vez es más simple con plataformas de cobro como PayPal y Stripe.
- Logística de envíos y cumplimiento. Esto será muy variable y dependerá del giro en el que te encuentres. Las empresas de mensajería y envíos son cada vez más flexibles y también puedes tener la suerte de tener un proveedor que haga fulfillment en whitelabel de tus productos. Algunos mayoristas en industrias serias son respetuosos del canal. Dependerá de tu propia experiencia para decidir si los utilizas.
- Generar tráfico hacia tu sitio de e-commerce. Las herramientas líderes son Facebook Ads, Google Ads, y Posicionamiento Orgánico. Te recomendamos nuestros servicios de capacitación y coaching en SEO si ya tienes una infraestructura y agencia interna.
Cómo prospectar y generar clientes utilizando los medios digitales y la tecnología tradicional.
Algunos “expertos” tienen años diciendo que “las llamadas en frío han muerto” (cold calling is dead)., Nunca antes ha sido menos cierto ese adagio. Este será el momento en el que las empresas que vendem servicios que pueden comercializarse en forma remota utilicen el contacto en frío. Quienes lo hagan bien estarán en mejores condiciones para soportar la crisis.
Una clave en la prospección es proporcionar valor de alta calidad en cada toque o contacto, que permita posicionar a tu empresa como proveedor confiable. Esto es muy recomendable sobre todo en entornos B2B.
Cómo mantenerse presente con tu red de contactos.
La información de alto valor seguirá siendo fundamental. El contenido es el rey. En esta situación de pandemia será probable que tengamos más tiempo disponible así que será un buen momento para invertirle tiempo a crear valor. Tenemos obviamente muchas pòsibilidades,
- Mantenernos en contacto con la totalidad de nuestra red mediante un mensaje personal ofreciendo valor. Enviar entre 5 a 10 mensajes diarios por tus sistemas de mensajería favorito: WhatsApp, Facebook Messenger, Twitter.
- Reactivar o lanzar tu propia newsletter por email.
- Hace llamadas a tus compradores y clientes.
- Utilizar herramientas para videollamadas.
Buscar fuentes alternativas y novedosas para generar ingreso.
Se desconocen los efectos generales que habrán como consecuencia de la pandemia de COVID-19, pero hay algunos escenarios poco alentadores, que nos fuerzan a buscar alternativas de ingreso. La recomendación de expertos como Norm Brodsky es elegir un negocio que ya tenga tiempo existiendo, Si bien puedes ser innovador, arriesgado, y puede emocionarte iniciar tu propia empresa, debes tener cuidado. Al buscar fuentes alternativas de ingreso es donde mejor funcionan las innovaciones de modelo de negocio o increméntales.
Automatización
Cada vez más los procesos de automatización o semi-automatización serán esenciales: la recolección automática de datos en industrias, la implementación de controles automáticos de producción mediante PLCs y otros dispositivos especializados, la medición y corrección en sitios web En procesos. Recordemos que al automatizar también pueden automatizarse los errores, así que deberá vigilars que los procesos se estén cumpliendo y que las inversiones sean sanas.
Qué recursos debes conocer y dominar
Para concluir, quisiera dejarte una lista de recursos variados que te recomiendo explorar.
Cómo publicar en tu canal de YouTube
Cómo utilizar herramientas Como Zoom, Vimeo, Loom y YouTube para publicar información de tu empresa.
Herramientas de Teleconferencia como GoToMeeting, Webex, Skype, Zoom.
Sitio Web. Ahora es el mejor momento para actualizar tu sitio web en forma inteligente y para activar un blog que informe y proporcione valor. El sitio web debe ser el eje de tu comunicación.
Cómo realizar webinars y videollamadas en forma efectiva.
convocatoria.
Cómo optimizar tu Sitio Web: ¿Cómo saber lo que debes mejorar si no sabes lo que está fallando? Este es justo uno de nuestros puntos de experiencia y donde podemos referirte a muchas fuentes y ayudarte con nuestros servicios. Contáctanos
Cómo prospectar en forma efectiva
Cómo organizar mejor tus actividades y prioridades
Cómo transmitir video y audio en forma efectva
Independiente de la herramienta que elijas, es imprescindible que cuentes con los elementos fundamentales: internet de alta velocidad.
Buena calidad en tu audio.
Buena calidad en tu video.
Cómo comunicarse a través de las redes sociales y poder destacar entre el ruido
Cómo comunicarse en forma digital con claridad
Una de las formas más efectivas que conocemos son las comunicaciones militares. Por ejemplo, la comunciación utilizando palabras clave en el asunto.
ACTION – Se requiere que el destinatario tome una acción.
SIGN – Se requiere que el destinatario firme el comunicado.
INFO – Se envía por propósitos informativos.
DECISION – Se requiere que el destinatario tome una decisión.
REQUEST – Se busca un permiso o aprobaci´øn.
COORD – Se busca una acción coordinada.
Oportunidades
Esta es una oportunidad para la optimización de recursos.
Reducir la juntitis. Abundan los memes donde los empleados celebran esta reducción de juntitis.
La gente va a poder dedicarse a proyectos que habían pospuesto.
Managers
Para gerentes, directores y empresarios
Comunicación con equipos de trabajo
Supervisión Trabajo remoto: feedback, coaching, delegación de actividades.
Cómo reclutar en forma remota
Cómo optimizar los recursos (tecnología, personal, habiidades) disponibles
Como manejar equipos a distancia
Que cosas simples deben hacerse para mejorar la responsailidad y proeuctividad.
Lineamientos para los directos: Qué deben hacer los directos para ayudar a sus supervisores a ser más efectivos.
Con qué frecuencia deben de comunicarse
Cómo me aseguro que estoy contribuyendo, cómo sé que estoy siendo considerado cuando estoy remoto, qué es lo más importante que debo saber cuando trabajo en forma remota.
Cómo administro mi presupuesto en una situación de retroceso.
Cómo puedo saber dónde reducir mi presupuesto.
Cómo reportar presupuestos.
Cómo enfrentar decisiones difíciles de recorte de personal, presupuesto.
Cómo resolver conflictos en forma remota
Cómo realizar entrevistas en forma remota.
Qué hacer para protegerte a ti mismo
Cuida tu alimentación y haz ejercicio, no es momento para descuidarnos.
De acuerdo con el doctor Raúl Caltenco, del Laboratorio de Biología Molecular, que es un laboratorio autorizado con equipo y reactivos para realizar las pruebas de Covid-19, la recomendación es simple:
1. Informarse en lugares creíbles como la OMS (WHO por sus siglas en inglés), la Secretaría de Salud y en el CDC. El equipo del gobierno está proporcionando información veraz y cuenta con epidemiólogos calificados.
2. Alimentarse bien, no automedicarse y evitar caer en rumores como los que sugieren que el ajo ayuda a matar al virus.
3. Toma rprecauciones especiales si presentan obesidad, diabetes, hipertensión o tienen una enfermedad autoimmune que requiere el uso de esteroides. De lo contrario, los síntomas serán imperceptibles o ligeros.
4. Seguir normas esenciales de higiene. Lavarse bien y a conciencia las manos sigue siendo un hábito que mucha gente desafortunadamente no ha aprendido.
5. Si nos recomiendan no salir, sigamos la recomendación.